Die neue Generation der Personalplanung
Tabellarische Planungsmethoden galten lange Zeit als Standard in der Personaldisposition. Moderne Lösungen setzen hingegen zunehmend auf grafische Ansätze, die einzelne Planungsaspekte und ihre Zusammenhänge übersichtlich visualisieren. Warum die Kombination beider Ansätze die Zukunft der Dienstplanung prägen wird, erfahren Sie in diesem Artikel.
Herausforderungen der reinen Matrixplanung
Bei der Dienstplanung müssen Disponenten in Verkehrsunternehmen viele Parameter beachten, allen voran gesetzliche und tarifliche Regeln ebenso wie betriebliche Vorgaben und Mitarbeiterwünsche. Unterstützung erhalten die Personaleinsatzplaner durch Dispositionssysteme, die automatisiert oder teilautomatisiert Vorschläge generieren und die Planung durch Optimierungsdurchläufe weiter verbessern. In der Vergangenheit basierten die Softwarelösungen im Grunde ausschließlich auf Planungsmethoden via Tabelle oder Matrix. Diese Ansätze haben sich in vielen Planungsfragen bewährt, aber auch Schwächen offenbart. So sind beispielsweise bei kurzfristig erforderlichen Änderungen viele Klicks und manuelle Eingaben erforderlich. Diese kosten den Disponenten wertvolle Zeit und sind fehleranfällig. Zusätzlich gilt: Je spontaner das Planungsszenario, desto eher stößt die klassische, tabellarische Disposition mit hohen manuellen Bearbeitungsanforderungen an ihre Grenzen (Abb. 1).
Das trifft zum Beispiel auf eine kurzfristig bestellte Sonderfahrt noch für denselben Tag zu. Aus Unternehmenssicht und für eine hohe Produktivität ist es sinnvoll, diese Sonderfahrt in oder an einen vorhandenen Dienst zu hängen. Für die entsprechende Planung muss ein Disponent die exakten Anfangs- und Endzeiten der Dienstelemente sehen können. Um sich diese Informationen anzeigen zu lassen, sind in der Matrixdarstellung aber viele manuelle Bearbeitungsschritte der Disponenten notwendig – und zwar unter hohem Hand- lungsdruck.
Schnell ersichtliche Planungsoptionen
Vor diesem Hintergrund und angesichts der sich ändernden Erwartungshaltung von Anwendern an die ihnen zur Verfügung gestellten Softwarelösungen wächst das Interesse an grafischen Dispositionsansätzen. Gerade jüngere Kollegen fordern intuitive Bedienkonzepte, die bei einem höheren Automationsgrad weniger manuelle Eingriffe erfordern und für anspruchsvolle Planungsaufgaben effiziente Entscheidungsunterstützung bieten.
Grafische Ansätze nutzen verschiedene visuelle Elemente, um Planungszusammenhänge leicht verständlich darzustellen. Dazu zählen zum Beispiel Gantt- und Balkendiagramme, Kalenderansichten oder Farbcodierungen. Anders als in der tabellarischen Bearbeitung ist in dieser Darstellungsform vor allem auch die zeitliche Lage, also der erforderliche Bezug zum Vor- und Folgetag, ersichtlich (Abb.2, Graphische Disposition).
Hohe Transparenz durch Echtzeitaktualisierung
Durch passende Visualisierungen lassen sich folglich Schichten und Ressourcen auf einen Blick unterscheiden und Lücken ebenso wie Engpässe schnell identi- fizieren. Ähnliches gilt für die Darstellung von verplanten und offenen Diensten in einer Ansicht: Disponenten erkennen schnell geeignete Fahrer und können per Drag-and-Drop-Funktionalität die entsprechenden grafischen Elemente einfach verschieben und zuordnen. Insbesondere in der geschilderten Situation, eine kurz- fristige Sonderfahrt für denselben Tag verplanen zu müssen, eignen sich grafische Elemente zur schnelleren Lösungsfindung. Denn Disponenten sehen im kleinen Zeitfenster alle hierfür relevanten Planungsaspekte. Effizient ist dieser Ansatz vor allem auch durch Echtzeitaktualisierung: Das heißt, jede Änderung an der grafischen Oberfläche und alle damit zusammenhängenden Informationen werden im System automatisch und sofort aktualisiert. Auf diese Weise entfallen zahlreiche Klicks, wodurch Fehler reduziert werden, und die Transparenz steigt.
Kompakte Matrixdarstellung von Details
Ein Blick in die Praxis zeigt jedoch, dass sich nicht alle Planungsaufgaben besser mittels visueller Bausteine bearbeiten lassen. Das liegt unter anderem daran, dass Detailinformationen zu mehreren Mitarbeitenden und Diensten in Tabellenform deutlich kompakter darstellbar sind. Das führt wiederum dazu, dass zum Beispiel die Blockvergabe von Diensten, also die Zuteilung von Diensten an einen Mitarbeiter über einen größeren Zeitraum, über einen Matrixansatz deutlich schneller erfolgen kann. Grafisch ließe sich dieses große Zeitfenster auf Grund der vielen, kleinen visuellen Elemente weder gut darstellen noch effizient bearbeiten. Disponenten schätzen daher die Kombination aus grafischen und tabellarischen Darstellungs- sowie Bearbeitungsoptionen.
Grafische und tabellarische Disposition: Die Mischung macht`s
Die Einführung moderner, grafischer Dispositionselemente ist ein wichtiger Schritt, um Disponenten in kurzfristigen Planungssituationen effizient zu unterstützen und zu entlasten. Sie ermöglichen eine hohe Übersichtlichkeit über Elemente im Zeitverlauf, lassen sich intuitiv bedienen und beschleunigen Arbeitsabläufe in Situationen, in denen schnelle Entscheidungen gefordert sind. Gleichzeitig sind Matrixansätze für die langfristige Verplanung von Diensten unabdingbar. In Zukunft werden daher vor allem Dispositionssysteme gefragt sein, die Planungselemente beider Welten miteinbeziehen und so die Stärken beider Ansätze zusammenführen.
